Được đặc biệt phổ biến trong thời đại hiện đại, Excel đã trở thành công cụ hỗ trợ không thể thiếu cho mọi ngành nghề kế toán. Cộng với các lợi ích được cung cấp, nếu bạn dễ dàng sử dụng thủ thuật tối ưu với Excel, công việc hàng ngày của bạn sẽ trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn. Để trở thành “ninja của excel”, đọc ngay bài viết này và biết thêm những thủ thuật tối ưu kế toán với Excel.
Table of Contents
- 1. Phân tích Kế toán bằng Excel
- 2. Tùy chỉnh Quy trình Kế toán giúp Hiệu quả hơn
- 3. Thực hành Công cụ Kế toán Bổ sung của Excel
- 4. Mở rộng Năng lực Kế toán bằng Excel
- Q&A
- In Conclusion
1. Phân tích Kế toán bằng Excel
Phân tích kế toán bằng công cụ Excel Chính phủ là một phần quan trọng của quy trình kế toán của bạn. Đây là công cụ mạnh mẽ để bổ sung chi tiết vào cụm số lớn của bạn. Ngôn ngữ mà bạn sử dụng trong phân tích hoạt động kế toán của mình – chỉ cần thực hiện hàng loạt các công việc hàng ngày, nghiệp vụ, đồng thời làm cập nhật cho lịch sử phản hồi của doanh nghiệp của bạn và biên bản các giao dịch. Excel là một công cụ kiến tạo, thực hiện cụ thể hơn các công tác kế toán của bạn. Để bạn trở thành một người kế toán chuyên nghiệp, bạn cần phải hiểu hệ thống đơn vị tài chính, và phân tích kế toán bằng cách sử dụng công cụ Excel nên được sử dụng:
- Quản lý tài liệu: Excel có thể giữ cho bạn mọi th���ng tin cần thiết trong một tài liệu duy nhất như lịch sử phản hồi, lịch sử thuế, lịch sử công nợ vào tài khoản thanh toán. Trong tài liệu này, bạn có thể lưu trữ tất cả các giao dịch với tất cả các đơn vị tài chính bằng cách sử dụng Excel.
- Theo dõi các biểu: Để theo dõi số liệu kế toán của bạn, bạn có thể tạo một bảng điều khiển Excel. Bạn cũng có thể tạo các biểu đồ Excel để hiển thị dữ liệu cuối cùng về cơ bản mà bạn cần phải có để điều chỉnh hoạt động kế toán.
- Công cụ tính toán: Excel có rất nhiều công cụ tính toán mới được thiết kế để giúp kỹ sư kế toán hỗ trợ lý lịch sử. Những công cụ tính toán này bao gồm các công thức tự động, thẻ lọc dữ liệu và phương pháp phân tích mà làm những công việc này rất nhanh chóng.
2. Tùy chỉnh Quy trình Kế toán giúp Hiệu quả hơn
Tối ưu hoá Quy trình Kế toán:
Để tối ưu hóa Quy trình Kế toán, việc đầu tiên là tạo một sơ đồ tổng quan của toàn bộ quy trình. Điều này sẽ giúp tổ chức hiểu loại công việc nào cần thực hiện và thực sự làm gì để tối ưu hoá các bước. Các bước hữu ích có thể bao gồm:
- Đặt ra mục tiêu hiệu quả cao hơn cho quy trình kế toán của tổ chức
- Định hình một chuỗi phát sinh kế toán và đặt mục tiêu hiệu quả giảm thời gian kế toán
- Định hình các qui định của phát sinh kế toán để cho phép quy trình được kích hoạt bởi các sự kiện có thể xảy ra
- Xác định các tác nhân phi tập trung trong quy trình; xác định qui tắc và phán xử hợp lý của mọi tác nhân
- Tối ưu hóa việc đồng bộ hoá các quy trình và các hệ thống máy tính liên quan
- Tự động hóa các bước quy trình bổ sung những công cụ vị trí và hỗ trợ quản lý để tạo ra một hệ thống thông tin tốt hơn
Việc tối ưu hóa các bước trong Quy trình Kế toán sẽ làm cho việc kế toán của tổ chức trở nên hiệu quả hơn. Điều này cũng có thể làm giảm chi phí và cải thiện sự thuận tiện khi tổ chức đang kế toán. Khi tối ưu hoá quy trình, hãy đảm bảo rằng tất cả các công việc được kiểm soát để đảm bảo chính xác và đầy đủ thông tin.
3. Thực hành Công cụ Kế toán Bổ sung của Excel
Tính năng:
- Sử dụng công cụ Kế toán Bổ sung trong Excel để quản lý các thông tin liên quan đến suất ăn của cửa hàng.
- Lọc thông tin xem xét những suất ăn đã được mua trong một khoảng thời gian nào đó.
- Làm tròn số tiền dựa trên nhiều quy tắc.
Thực hành:
- Mở Excel và bật công cụ Kế toán Bổ sung bằng cách vào menu File | Options | Add-Ins.
- Tùy chỉnh cài đặt của excel để sử dụng công cụ; bạn cũng có thể xử lý lịch sử cho nó.
- Tạo danh sách khách hàng bao gồm các thông tin cơ bản, như Tài khoản, Họ tên, Địa chỉ, Ngày tháng, Số tiền thanh toán và các thuế tương ứng.
- Nhấp nút Tính để xem kết quả của tất cả các loại thuế đa dạng.
4. Mở rộng Năng lực Kế toán bằng Excel
Kế toán, khi sử dụng Excel có những lợi ích không thể thừa nhận. Excel cho phép sử dụng dữ liệu, trả lời bất kỳ câu hỏi nào về ngân sách, kế toán hoặc quản lý. Nếu bạn có đủ thông tin và kinh nghiệm, bạn có thể tự mình mở rộng năng lực kế toán của bạn bằng cách sử dụng Excel.
Các cách để bao gồm:
- Tự động hóa các báo cáo thường xuyên sử dụng mẫu.
- Tự động cập nhật số liệu mới vào các bảng, trong khi xử lý nhiều nguồn dữ liệu.
- Kết hợp các chi tiết về ngân sách, lịch sử sử dụng và các đồ thị trực quan để phân tích hay vận hành.
- Sử dụng vòng lặp và hàm để xử lý các tác vụ tự động.
- Sử dụng công cụ phân tích thông tin để cập nhật một hành động nhanh và cung cấp thông tin chi tiết.
Mặc dù nhiều người không mong muốn sử dụng Excel để kế toán, nhưng nó lại là công cụ không thể thiếu trong kinh doanh hiện đại. Để , ngoài việc được học các cách sử dụng Excel, bạn cũng nên tìm hiểu và sử dụng các công cụ phụ trợ và các công cụ phân tích thông tin. Việc sử dụng các công cụ này sẽ giúp bạn quản lý nhà cung cấp, hợp đồng, chi phí, kỹ thuật của công ty một cách hiệu quả và nhanh chóng hơn.
Q&A
Q: Excel được sử dụng như thế nào để tối ưu công việc kế toán?
A: Excel có thể được dùng trong công việc kế toán để giúp giữ tính toán chính xác nhất, làm giảm thời gian thực hiện công việc, và tối ưu quy trình kế toán. Dù là một người mới bắt đầu sử dụng Excel, bạn có thể tự nghĩ ra một số trình tự hữu ích để có thể làm việc hiệu quả hơn. Khi thực hiện hành động kế toán, bạn cũng có thể sử dụng các công cụ khác như Google Sheets, Adobe Acrobat, Tableau và Power BI để cải thiện hệ thống kế toán của bạn.
In Retrospect
Hãy thử áp dụng những thủ thuật tối ưu kế toán trên Excel này vào công việc để nâng cao năng suất và giảm thời gian làm việc của bạn! Bạn sẽ cảm thấy tự hào và hạnh phúc khi công việc được hoàn thành thuận tiện và đạt hiệu quả cao!
