Diễn đàn trang tính Excel luôn là một cộng đồng trực tuyến được yêu thích bởi những người muốn cải thiện hiệu năng và sự linh động trong sử dụng bộ xử lí tài liệu. Họ đang tìm kiếm cách nâng cao hiệu năng Excel trong các công việc văn phòng lúc nào cũng phụ thuộc vào việc có lượng tài liệu càng lớn càng tốt. Nếu bạn là một thành viên trong cộng đồng này, bài viết này sẽ giúp bạn có thêm những mẹo thủ thuật hay hơn để tăng hiệu năng Excel của bạn.
Table of Contents
- 1. Tối ưu Hoá Thủ Thuật Trước Khi Sử Dụng Excel
- 2. Nâng Cao Hiệu Năng Của Excel Với Các Bộ Cài Đặt
- 3. Gỡ Bỏ Những Gánh Nặng Không Cần Thiết Khỏi Excel
- 4. Sử Dụng Các Chức Năng Excel Để Tối Ưu Hóa Hoạt Động
- Q&A
- In Summary
1. Tối ưu Hoá Thủ Thuật Trước Khi Sử Dụng Excel
Cải Cách Câu Lệnh
- Tối ưu hóa dòng lệnh của bạn bằng cách xóa bỏ các lệnh không còn cần thiết.
- Đặt các lệnh trên cùng một dòng bằng cách sử dụng việc kết hợp nhiều lệnh được ngăn cách với nhau bằng ký tự ‘;’.
- Tránh sử dụng toán tử rẽ nhánh (branch operator) khi khả dụng.
Việc tối ưu hoá thủ thuật của bạn trước khi sử dụng Excel rất quan trọng. Nếu bạn xử lý dòng lệnh sai, cuối cùng bạn có thể làm tốn thời gian để khắc phục lỗi. Vì vậy, cần cải tiến dòng lệnh của bạn để có được tốt nhất kết quả. Một số thủ thuật cải cách câu lệnh để bạn có thể sử dụng trước khi sử dụng Excel bao gồm:
Giải Nén
- Nén các lệnh của bạn bằng cách sử dụng các từ khóa bắt buộc như ‘BEGIN’ hoặc ‘END.’
- Sử dụng tối ưu hóa lồng nhau (nesting) để thể hiện thứ tự các lệnh của bạn.
- Sử dụng các toán tử rẽ nhánh (branch operator) như là ‘IF’, ‘ELSE’ hoặc ‘ELSEIF’ bằng cách sử dụng cấu trúc lệnh (command structure).
Nếu bạn thực hiện các thủ thuật trên, bạn sẽ dễ dàng tối ưu hoá thủ thuật của mình trước khi sử dụng Excel.
2. Nâng Cao Hiệu Năng Của Excel Với Các Bộ Cài Đặt
Tính Năng Nổi Bật
- Tối ưu hóa bảng tính bằng cách chỉnh sửa ký hiệu, công thức, dữ liệu và hiển thị.
- Lưu trữ dữ liệu lớn nhanh chống bị ghi đè bởi các người dùng khác.
- Tự động chuyển đổi dữ liệu thành mục đích của bạn nhanh hơn.
- Các trình điều khiển động cung cấp các công cụ hữu ích cho việc lập bảng tính nhanh hơn.
Các Ứng Dụng Bổ Sung
- Giao diện lập trình Add-In cung cấp các công cụ hữu ích để phục vụ nhu cầu của bạn.
- Trình phân tích dữ liệu hỗ trợ phân tích nhiều dữ liệu trên bảng tính của bạn.
- Kết nối trực tiếp với nhiều loại hệ thống lưu trữ và các dịch vụ ngoại tuyến khác.
- Tích hợp các dịch vụ hỗ trợ thống kê, bao gồm cả lập luận và phân tích dữ liệu.
3. Gỡ Bỏ Những Gánh Nặng Không Cần Thiết Khỏi Excel
1.Sử dụng Công cụ Thu gọn File
Công cụ “Thu gọn File” của Excel giúp bạn làm giảm kích thước tệp với những câu lệnh phức tạp và hữu ích. Nó có thể hỗ trợ bạn loại bỏ những bảng, dữ liệu, nói chung là các yếu tố lớn, không cần thiết gây nặng tệp của bạn.
- Loại bỏ các bảng cài đặt sẵn
- Giảm các càng được cài đặt
- Xoá bớt dữ liệu bị thừa
- Xoá ảnh, biểu đồ bị thừa
2.Tối ưu hóa Quản Lý Tập tin
Sự thành lập của một mục tập tin mới có thể làm cho tệp của bạn tăng kích cỡ ở mức không kích thước nặng. Để tối ưu hóa sự lưu trữ của bạn, bạn nên làm như sau:
- Sử dụng công cụ thanh tra để giảm thiểu kích thước tệp
- Chia nhỏ dữ liệu vào các file khác nhau của bộ nhớ lưu trữ
- Tạo ra các bản sao để giữ lại dữ liệu ban đầu
- Xóa bỏ các tập tin không còn cần thiết để giảm kích thước của tệp
4. Sử Dụng Các Chức Năng Excel Để Tối Ưu Hóa Hoạt Động
Tối Ưu Hoá Hoạt Động Bằng Excel
- Sử dụng đa tính năng có sẵn trong Excel để dịch chuyển dữ liệu một cách từ tự động.
- Tạo bảng biểu để truyền đạt thông tin tối ưu nhất.
Thực hiện các tác vụ này trong Microsoft Excel sẽ làm đơn giản hóa các hoạt động của bạn và tiết kiệm thời gian. Những công cụ có sẵn trong phần mềm này giúp bạn sử dụng lịch thực hiện công việc, tính toán dữ liệu, công thức tự động và số liệu. Các hàm cũng giúp cho bạn truy xuất, xử lý và sắp xếp dữ liệu một cách dễ dàng. Những công cụ này có thể giúp một doanh nghiệp nhỏ trở thành điển hình của một mô hình thực hiện hàng ngày hiệu quả hơn bằng cách tăng cao tính tối ưu của hoạt động.
Q&A
Q: Cách nào giúp tôi tăng hiệu năng của Excel?
A: Để tăng hiệu năng của Excel, bạn có thể thử những mẹo thủ thuật đơn giản sau đây: hãy tối ưu công thức, khởi động thủ công và ứng dụng các tính năng bổ sung của Excel. Ngoài ra, đừng quên lưu trữ dữ liệu trong các tệp tin đính kèm (attachment file) và sử dụng lề đính kèm (attachment pane) nếu cần thiết.
Q: Excel có bộ nhớ lớn hơn không?
A: Excel đã được cải tiến để hỗ trợ hệ thống bộ nhớ lớn lên đến 1 TB. Tuy nhiên, để tránh gặp phải tình trạng tự động ngừng (crash) hệ thống thì đề nghị không lưu trữ nhiều dữ liệu quá giới hạn này.
Key Takeaways
Đã cảm ơn bạn đã đọc bài viết! Hiện tại, bạn đã có thêm những kiến thức quý giá và các mẹo thoạt về cách tăng hiệu năng của Excel để trở nên hiệu quả hơn trong công việc thường nhật. Nếu bạn hứng thú với lĩnh vực này, đảm bảo hãy dành thời gian để tự học, để bản thân của bạn nâng cao những kỹ năng của mình nói chung và Excel nói riêng. Hãy can đảm rằng, từ đó bạn sẽ trở thành quản lý tốt hơn, với những kết quả thực sự ẩn dụ.
