Bạn có biết cách sử dụng Excel để giải quyết các công việc của mình nhanh chóng và hiệu quả nhất? Nếu không, hãy đọc bài viết này, chúng tôi cung cấp bạn những mẹo nhỏ hữu ích giúp bạn làm việc với Excel nhanh gọn nhất có thể!
Table of Contents
- 1. Những cần lưu ý khi sử dụng Excel để tăng hiệu suất
- 2. Những phím tắt hữu ích cho Excel
- 3. Đồ họa trực quan trong Excel giúp làm việc nhanh hơn
- 4. Những điều hữu ích khi tổ chức thông tin với Excel
- Q&A
- Key Takeaways
1. Những cần lưu ý khi sử dụng Excel để tăng hiệu suất
Tối ưu hóa các công cụ của Excel
Một trong những công cụ quan trọng nhất trong Excel là shortcut, nó sẽ giúp bạn giảm sự tải trọng khi thao tác với chiếc Excel.Các công cụ còn cần để tối ưu hóa Excel bao gồm:
- Cài đặt các hàm excel
- Tạo mục lục nhanh
- Điều chỉnh định dạng của các cột và dòng.
- Tắt các trình cắm thẻ.
- Sử dụng các phép cộng, trừ, nhân, chia.
Ngoài ra, sau khi sử dụng Excel, bạn cũng cần phải cung cấp một màu sắc đúng đắn với nội dung của bảng và font. Ngoài ra, bạn cũng cần nhớ quy luật ràng buộc cell cũng như bằng cách sử dụng các ô trống.
Sử dụng các công cụ khác
Tuy nhiên, bạn cũng cần phải nhớ rằng sử dụng Excel còn cần ứng dụng các công cụ khác cũng như PowerPoint, Word và Access. Excel có thể được dùng để dễ dàng biểu diễn các chìa khóa quan trọng trong công việc, các đồ thị cho thấy các sự thay đổi trong thời gian và lưu trữ dữ liệu.Tạo một cột index và sử dụng hàm để điều chỉnh kích thước của cột cũng là một phương pháp cho việc làm nhanh hơn chức năng sử dụng Excel.
2. Những phím tắt hữu ích cho Excel
Tính nhanh trong Excel – Những người sử dụng Excel cần phải có những phím tắt hữu ích trên bàn phím để làm việc hiệu quả. Khi bạn tìm hiểu và học cách sử dụng những phím tắt đó, bạn sẽ nghĩ ra các cách để sắp xếp dữ liệu, tạo báo cáo và chỉnh sửa nhanh hơn.
- Ctrl+A: Chọn tất cả các đối tượng trên trang hiện tại.
- F2: Tạo hyperlink trên một địa chỉ URL hoặc một địa chỉ đã có bên trong tệp Excel.
- F4: Lặp lại hành động đã thực hiện trước đó.
- Ctrl + F4: Đóng hộp thoại đang được mở.
Thiết lập các hành động nhanh – Khi thiết lập các thiết lập ánh xạ, điều chỉnh độ phân giải và định dạng các ô, các phím tắt có thể giúp bạn hoạt động nhanh hơn. Nói cách khác, bạn sẽ chỉ cần dùng phím tắt thay vì phải tìm kiếm các lệnh trong menu để thực hiện nhưng hành động thường xuyên.
- Ctrl+B: In đậm các ô chứa nội dung hoặc dữ liệu trên trang.
- Ctrl+U: Gạch ngang các ô chứa nội dung hoặc dữ liệu trên trang.
- Ctrl+1: Mở hộp thoại định dạng các ô, nơi chỗ bạn có thể chỉnh sửa font, màu, kích thước v.v.
- Ctrl+; (;): Chèn ngày hiện tại vào ô được chọn.
- Ctrl+Shift+~: Định dạng hiển thị giá trị thành số thập phân.
3. Đồ họa trực quan trong Excel giúp làm việc nhanh hơn
Thao tác trực quan trên bảng tính Excel giúp nhanh chóng tạo ra những kết quả hiệu quả
Đồ họa trực quan là một trong những công cụ cần thiết cho các nhà lãnh đạo, nhân viên văn phòng và các đối tượng làm việc trong Excel để hỗ trợ trong quá trình làm việc. Chúng có thể được dùng để trực quan hóa các dữ liệu trong một công cụ tính toán đáng tin cậy như Excel.
Khi sử dụng đồ họa trực quan trong Excel, bạn sẽ có thể dễ dàng xem lại các dữ liệu của bạn trong định dạng dễ nhìn hơn, giúp bạn đã ra các quyết định dễ dàng hơn. Ngoài ra, Excel còn cung cấp nhiều công cụ giúp bạn tối ưu hóa các biểu đồ của mình, như đưa ra những bài toán suy luận hữu ích dựa trên phân tích từ các dữ liệu của bạn.
Với tính năng, công cụ và các thao tác, đồ họa trực quan trong Excel là cách tuyệt vời nhất để thực hiện các công việc hàng ngày của bạn nhanh chóng và hiệu quả. Đặc biệt là ở những ứng dụng đòi hỏi đầu tư công sức cần phải làm việc với lượng lớn dữ liệu.
4. Những điều hữu ích khi tổ chức thông tin với Excel
Tổ chức thông tin của bạn bằng Excel là một công cụ không thể thiếu để có một phòng làm việc hiệu quả. Nó sẽ giúp bạn giảm thời gian làm việc, tổ chức ý tưởng tốt hơn và sắp xếp các mục đích kinh doanh của bạn trong một bảng dữ liệu cố định.
- Tổ chức dễ dàng: Sử dụng một bảng dữ liệu để tổ chức thông tin sẽ giúp bạn tránh bị mất mát hàng loạt thông tin do tổ chức thiếu cẩn thận.
- Ghi lại dữ liệu cụ thể: Chỉ cần lưu trữ dữ liệu cụ thể trong các ô là bạn đã có một cơ sở dữ liệu để tùy chỉnh theo từng mục đích.
- Trực quan hóa thông tin: Nếu thông tin bạn cung cấp là tập trung vào các bảng dữ liệu, bạn có thể trực quan hóa thông tin với các biểu đồ để có một cách tổng quan và dễ dàng hơn.
- Tự động hóa hoạt động: Excel có khả năng tạo các bộ lọc trong bảng dữ liệu và thực thi các lệnh tự động, để bạn có thể cập nhật nhanh chóng những thay đổi và nát nhất cả lúc làm việc.
Với Excel, bạn có thể tạo ra từng cột để sắp xếp và tổ chức các nhóm thông tin theo micro-level – cụ thể là tên hàng hóa, số lượng cụ thể hoặc ngày mua hàng hóa. Còn khi bạn biết cách xử lý thông tin bằng Excel, các công việc lớn sẽ trở nên nhỏ hơn và linh hoạt hơn.
Q&A
Q1: Tôi cần biết cách dùng Excel nhanh gọn hơn. Cách dễ nhất là gì?
A1: Dùng công cụ hỗ trợ mục tiêu của bạn là bước đầu tiên để tối ưu hoá sử dụng Excel nhanh hơn. Ví dụ, nếu bạn cần đặt dấu hiệu lên tùy chọn của một ngày cụ thể, hãy sử dụng trình lựa chọn ngày. Ngoài ra, các tính năng hỗ trợ cộng tác cũng giúp bạn làm việc nhanh hơn khi cần chia sẻ tệp hoặc tương tác với nhau.
To Wrap It Up
Những thành viên của chúng ta đã cùng nhau dạy học cách sử dụng Excel hiệu quả hơn. Đừng ngần ngại để thực hành hoặc tìm hiểu thêm từ các sự kiện của chúng ta. Nhanh nhảy vào chủ đề và bắt đầu sử dụng nó ngay thôi!
