Mỗi người cần động lực và khả năng truy cập đúng tài nguyên cần thiết để hoàn thành công việc. Để đạt được cực kì hiệu quả và tránh lãng phí thời gian trong việc sử dụng Access, các bạn cần biết những bí quyết “siêu mạnh” của nó. Sau đây là những gợi ý để bạn truy cập Access hiệu quả hơn.
Table of Contents
- 1. Làm thế nào để có được quyền truy cập Access?
- 2. Hướng dẫn cấu hình Access cho công ty
- 3. Hướng dẫn sử dụng các tính năng trong Access
- 4. Làm thế nào để tăng cường bảo mật truy cập Access?
- Q&A
- Concluding Remarks
1. Làm thế nào để có được quyền truy cập Access?
Cách số 1: Để có được quyền truy cập Access, bạn cần phải có tài khoản là một người sử dụng trong Microsoft Office 365. Bạn có thể đăng ký hoặc được một quản trị viên tạo ra cho bạn. Những quyền truy cập sau có thể liên quan đến các tài khoản người dùng cụ thể:
- Quản lý quyền của người dùng
- Sửa đổi truy cập cho tài khoản người dùng
- Quản lý tài khoản người dùng
- Tạo ra các quyền cho các tài khoản người dùng
Sau khi bạn có tài khoản Microsoft Office 365, bạn cần phải thiết lập cài đặt quyền truy cập cho các tài khoản người dùng. Bạn có thể thực hiện bằng cách truy cập trang web của Microsoft Access và tìm kiếm trong các tùy chọn “Thiết lập quyền truy cập”. Bạn sẽ thấy các tùy chọn như “Tạo ra quyền truy cập mới” và “Chỉnh sửa quyền truy cập hiện có”. Sau khi thực hiện các bước trên, bạn sẽ có quyền truy cập tới Access.
2. Hướng dẫn cấu hình Access cho công ty
Khi cấu hình hệ thống Access cho công ty, bạn cần phải xác định rõ hệ thống Local Area Network (LAN). Để cung cấp một hệ thống Access tốt, những điều sau đây đều là quan trọng:
- Quyền truy cập hệ thống: Bạn cần xác định rõ quyền truy cập của mỗi người sử dụng vào hệ thống, để đảm bảo an toàn cho hệ thống Access.
- Ứng dụng Giao tải truy cập: Bạn cần cài đặt ứng dụng Giao tải truy cập để cho phép các người sử dụng có thể truy cập vào các hệ thống Access trên mạng.
- Cài đặt cổng: Bạn phải cấu hình các cổng truy cập vào hệ thống Access để ngăn chặn truy cập trái phép hoặc nguy hiểm.
Bên cạnh việc thực hiện các cấu hình trên, bạn cũng nên tích hợp các công cụ như phần mềm diệt virus và firewall để bảo vệ hệ thống Access. Việc tích hợp các bảo mật này sẽ giúp bảo vệ dữ liệu trên mạng và ngăn chặn tình trạng bị hack.
3. Hướng dẫn sử dụng các tính năng trong Access
1. Liệt kê toàn bộ bảng dữ liệu trong Access
Trong Access, bạn sẽ tạo một liên kết giữa các bảng dữ liệu. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng liệt kê các bảng dữ liệu hiện có trong hệ thống, cung cấp thông tin hữu ích khi thực hiện tác vụ.
- Để liệt kê các bảng dữ liệu trong Access, hãy tìm kiếm trên thanh công cụ của Access.
- Nhấp chuột vào cửa sổ “Queries” và chọn “Show All Tables”.
- Tất cả các bảng dữ liệu sẽ được hiển thị trong một danh sách.
2. Xử lý dữ liệu trong Access
Việc xử lý dữ liệu trong Access là rất quan trọng để đảm bảo rằng hệ thống của bạn hoạt động ổn định và cung cấp các hiệu quả làm việc cao. Sử dụng các công cụ sau đây sẽ giúp bạn trong việc xử lý dữ liệu trong Access.
- Công cụ Query: Giúp bạn liệt kê các dòng dữ liệu cụ thể mà bạn cần sử dụng trong công việc.
- Công cụ Form:Tạo một giao diện để lập các biểu mẫu và sử dụng các công thức kế toán trong Access.
- Công cụ Report: Tạo một báo cáo xuất ra về dữ liệu được liệt kê trong Access.
4. Làm thế nào để tăng cường bảo mật truy cập Access?
Cách 1: Phân quyền dựa trên quan hệ
Trước tiên, đầu tiên bạn sẽ cần phân quyền dựa trên quan hệ. Việc này có nghĩa là bạn sẽ phân chia quyền hạn truy cập vào Access riêng biệt cho các thành viên của công ty thông qua những thể chế quyền lợi nhất phù hợp. Các quyền truy cập được phân bổ có thể có nhiều mức, bao gồm:
- Không thể truy cập.
- Quyền đọc.
- Quyền đọc/ghi.
- Quyền điều khiển toàn bộ.
Tùy thuộc vào công việc của mỗi thành viên, các quyền truy cập phân bổ cho họ phải tự động được phân chia một cách chính xác.
Cách 2: Sử dụng mật khẩu mạnh hơn
Cũng như trên website của bạn, bạn sẽ cần sử dụng mật khẩu mạnh hơn cho truy cập Access. Điều này là rất quan trọng bởi vì mật khẩu yếu có thể dẫn đến rủi ro truy cập bởi bên ngoài. Nên sử dụng mật khẩu có đầy đủ thông tin, chiều dài hơn 12 ký tự bao gồm cả số, chữ cái và ký tự đặc biệt.
Việc kích hoạt yêu cầu xác nhận mật khẩu thêm một lớp bảo vệ thông tin của bạn. Bạn có thể sử dụng những yêu cầu này để xác thực truy cập bởi bên thứ ba. Điều này cũng sẽ giúp bảo vệ cơ sở dữ liệu truy cập từ mọi lỗ hổng bảo mật thứ ba.
Q&A
Q: Tôi sẽ cần phải làm gì để còn lại truy cập Access?
A: Để có thể truy cập Access một cách an toàn và đáng tin cậy, bạn sẽ cần phải thực hiện một số bí quyết cẩn thận. Bao gồm: thiết lập một mật khẩu an toàn và riêng biệt để truy cập Access, đặt cài đặt bảo mật vào hệ thống của bạn để ngăn chặn tấn công bên ngoài, cập nhật các bản vá lỗi phần mềm thường xuyên và đừng quên để bảo vệ dữ liệu của bạn bằng cách sao lưu nó đầy đủ định kỳ.
Future Outlook
Cuộc hành trình của bạn với Access có thể là hết sức tốn kém và khó khăn, nhưng nhờ các bí quyết này, bạn sẽ luôn đạt được những kết quả tốt nhất. Hãy kiên trì, và hãy nhớ rằng thời gian đáng giá của bạn sẽ có lợi cho những lợi ích cao hơn mà bạn nhận được. Chúc bạn thành công trong việc truy cập Access!
