Để hoàn thành công việc của mình nhanh hơn và hiệu quả hơn, không có gì tốt hơn khi thực hiện qua Excel. Excel có hàng trăm công cụ hữu ích, khả năng lưu trữ và khả năng tự động hóa các công việc. Đây là lý do tại sao các chuyên gia tin tưởng hỗ trợ Excel để gia tăng hiệu quả làm việc. Ở bài viết này, chúng ta sẽ tận dụng các thủ thuật có sẵn trong Excel để hoàn thành công việc nhanh nhất có thể.
Table of Contents
- 1. Một Số Thủ Thuật Excel Phổ Biến
- 2. Làm Việc Nhanh Hơn với Các Thủ Thuật Excel
- 3. Giải Quyết Vấn Đề Khó Khăn Dùng Excel
- 4. Hãy Tận Dụng Các Tính Năng Của Excel Để Hoàn Thành Công Việc
- Q&A
- Final Thoughts
1. Một Số Thủ Thuật Excel Phổ Biến
Giảm Thời Gian Để Tạo Ô Trống
Một thủ thuật phổ biến mà hầu hết tất cả các người sử dụng Excel đã biết là để tạo một ô trống trong công thức – hãy nhập cùng một điều kiện, sau đó giữ Control và Enter. Excel sẽ đảm bảo ô được trống để không bị đổi trong công thức của bạn. Việc sử dụng thủ thuật này còn có thể giúp bạn giảm thời gian để xử lý nhanh chóng những công thức với các điều kiện phức tạp.
Chuyển Đổi Cột Thành Hàng
Với Excel, bạn cũng có thể thuận tiện chuyển đổi cột thành hàng và ngược lại bằng một cú pháp nhanh chóng. Chỉ cần đưa con trỏ lên ô đầu tiên của danh sách bạn muốn chuyển đổi (ví dụ, ô A1, hoặc B2, hoặc C3..) sau đó bấm vào nút Chọn Phần tử Phổ biến trên trình đơn Trình chính của Excel. Ngay lập tức, các hàng và cột của bạn sẽ được chuyển đổi với nhau.
2. Làm Việc Nhanh Hơn với Các Thủ Thuật Excel
Trong môi trường làm việc với Excel, các công cụ hữu ích nhất luôn được bổ sung thêm mỗi khi Microsoft phát hành các phiên bản mới. Tuy nhiên, cũng đôi khi các thủ thuật cũ vẫn là hiệu quả nhất. Để làm việc nhanh hơn, bạn nên tìm hiểu một số thủ thuật sau đây:
- Hợp nhất các công việc bằng cách sử dụng Power Query: Power Query cung cấp một cách dễ dàng để “chỉnh sửa” dữ liệu của bạn, giúp tối ưu hóa thời gian xử lý dữ liệu. Bạn có thể sử dụng Power Query để hợp nhất dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, hay lọc đi dữ liệu không cần thiết.
- Gạch chân tự động để xem xét các giá trị: Gạch chân tự động sẽ giúp bạn xem xét các ô (Cell) nhanh hơn và bạn sẽ không phải lên lịch hoặc cho phép tính năng tự động lặp. Thời gian bạn đã tiết kiệm để xem lại dữ liệu sẽ đogo dần đến công việc của bạn sau đó.
- Sử dụng công thức 4/3 để cộng trên sự khác biệt: Công thức 4/3 cho phép bạn đặt câu hỏi để kiểm tra các sự khác biệt giữa các cột trong Excel. Bạn có thể nhanh chóng thêm tất cả các số trong cột và so sánh với số ban đầu từ công thức. Ví dụ như: Nhập 4/3 vào ô kế bên ngay cạnh số ban đầu, và nó sẽ tính tổng giá trị trong cột.
Ngoài ra, còn rất nhiều thứ bạn có thể học thêm để làm việc nhanh hơn với Excel như: kết hợp bảng, định dạng nhanh, giới hạn từ khóa, tạo một biểu đồ hoặc bảng cột… Tất cả sẽ giúp bạn nâng cao hiệu suất làm việc của mình trong Excel một cách nhanh hơn và hiệu quả hơn.
3. Giải Quyết Vấn Đề Khó Khăn Dùng Excel
Đối với nhu cầu xử lý số liệu lớn, Excel thường được nhiều người dùng tựa vào như một đối tượng tài năng cần phải được đánh giá cao. Với nhiều công cụ tích hợp trong phần mềm, người dùng có thể biến một bảng khuôn tính cơ bản thành những bảng nhỏ và được phân chia các dữ liệu dễ dàng. Tuy nhiên, khi gặp phải những vấn đề phức tạp, Excel cũng có thể ít phức tạp hơn bạn nghĩ. Để giải quyết vấn đề khó khăn với Excel, có hai cách tốt nhất sau đây:
- Sử dụng công cụ hỗ trợ của Excel
Với các công cụ hỗ trợ của Excel, người dùng có thể định cấu hình thông số, định dạng dữ liệu, chia sẻ và chuyển qua lại dữ liệu giữa các máy tính, và tích hợp dữ liệu từ các nguồn khác nhau nhanh chóng. Tất cả các phím tắt của công cụ hỗ trợ đều có thể truy cập với dễ dàng, do đó khiến người dùng dễ dàng hơn trong việc cấu hình và định dạng dữ liệu.
- Tìm hiểu về các tính năng mở rộng của Excel
Excel cũng cung cấp nhiều tính năng mở rộng cho các người dùng. Tính năng này cung cấp cho người dùng nhiều công cụ, lệnh và thuật toán khác nhau để giải quyết các vấn đề phức tạp. Các tính năng này cũng giúp người dùng sử dụng khểu trừ, truy vấn dữ liệu, tạo các khuôn biểu hay đồ thị, và quản lý dữ liệu với dễ dàng.
4. Hãy Tận Dụng Các Tính Năng Của Excel Để Hoàn Thành Công Việc
Với Excel, bạn sẽ cảm thấy bình yên và thoải mái hơn trong việc hoàn thành công việc. Tính năng của Excel cung cấp cho bạn cách bố trí dữ liệu nhanh chóng và cách sử dụng dữ liệu đó một cách hiệu quả.
- Bảng nhập liệu: Bạn có thể nhập nhanh chóng và dễ dàng dữ liệu vào bảng nhập liệu của Excel. Bạn cũng có thể sử dụng nó để bố trí những khái niệm của bạn theo một cách rõ ràng hơn.
- Tính toán: Bạn có thể sử dụng các tính toán trong Excel để thực hiện các tính toán phức tạp nhất, và bạn cũng có thể sử dụng các công thức tính toán để tự động cập nhật thay đổi trong dữ liệu của bạn.
- Giao diện người dùng thân thiện: Giao diện thân thiện của Excel cho phép bạn dễ dàng tìm thấy và di chuyển nhanh chóng trong khu vực dữ liệu của mình.
Cũng có nhiều tính năng khác trong Excel, như các biểu đồ và hồ sơ, đồ thị, vv. Đó là những tính năng mạnh mẽ mà bạn có thể sử dụng để làm nổi bật dữ liệu của mình, và tạo ra các biểu đồ thống kê, hình ảnh, đồ thị, trình bày của các dữ liệu của bạn. Bằng cách sử dụng các tính năng này, bạn sẽ có thể cải thiện trải nghiệm của mình trong công việc.
Q&A
Q: Tôi có thể tải xuống Excel trên thiết bị tôi?
A: Vâng, bạn có thể tải Microsoft Excel trên hầu hết các thiết bị để tận dụng những thủ thuật Excel. Các phần mềm có sẵn miễn phí trên một số thiết bị và cũng có thể mua trên các diễn đàn phần mềm.
Q: Những thủ thuật Excel có thể giúp tôi làm gì?
A: Các thủ thuật Excel có thể giúp bạn hoàn thành các tác vụ khác nhau, bao gồm sử dụng công cụ tính toán, trộn và kết hợp dữ liệu, tạo biểu đồ, và định dạng tài liệu. Chúng cũng có thể giúp bạn thực hiện nghiên cứu dữ liệu, tính toán tài chính và cảnh bảo các quy trình kinh doanh của bạn.
In Summary
Đó là một cách dễ hiểu để tối ưu hóa thời gian của bạn trong việc hoàn thành công việc. Không chỉ giúp bạn xử lý dữ liệu một cách hiệu quả hơn, tài năng sử dụng “Thủ thuật Excel” còn có thể mở ra nhiều cơ hội lớn, đối với những ai luôn tìm kiếm sự thay đổi.
