Làm gì để sử dụng Excel đầy hiệu quả?

Không còn xa lạ gì tới câu hỏi “Sử dụng Excel như thế nào để đạt hiệu quả cao?”. Excel là công cụ mạnh mẽ được sử dụng trong thời đại mới cho nhiều mục đích, từ khảo sát cho đến quản lý tài liệu. Từ việc xử lý dữ liệu quan trọng cho đến hợp nhất thông tin lớn, Excel có thể đáp ứng được mọi nhu cầu. Bạn muốn giảm công việc làm việc với dữ liệu của mình và hiệu quả hơn? Hãy cùng tìm hiểu cách có thể đạt được mục tiêu đó ngay bây giờ thông qua bài viết “Làm gì để sử dụng hiệu quả Excel?

Table of Contents

• 1. Khám phá 8 bước hữu ích để tối ưu sử dụng Excel
• 2. Những công cụ bổ trợ cần thiết khi sử dụng Excel
• 3. Tùy chỉnh và kiểm soát mức độ sử dụng Excel
• 4. Các xu hướng kỹ thuật mới trong sử dụng Excel
• Q&A
• Future Outlook

1. Khám phá 8 bước hữu ích để tối ưu sử dụng Excel

Nếu bạn có một công việc sử dụng Excel trong mỗi ngày, các bước sau sẽ giúp bạn cải thiện hiệu suất và tối ưu hoá. Việc triển khai các bước này sẽ giúp bạn tái sử dụng công việc với hiệu suất lớn hơn:

• Thử nghiệm cách viết mã trong Excel: Hãy bắt đầu bằng cách học cách viết mã lên các ô trong Excel. Viết mã trong Excel sẽ giúp bạn thực hiện công việc của mình nhanh hơn và một cách hiệu quả hơn.
• Sử dụng các hàm để tránh lặp lại các tác vụ: Sử dụng các hàm trong Excel để xử lý các số liệu nhanh chóng và nâng cao hiệu suất tác vụ của bạn. Trên thực tế, các hàm giúp bạn sử dụng thời gian làm việc hiệu quả nhất.
• Tìm hiểu cách sử dụng công cụ phân tích: Tìm hiểu công cụ phân tích Excel như lưới PivotTable, Slicer và nhiều công cụ khác để đảm bảo bạn có thể xử lý tính toán và tìm kiếm thông tin nhanh chóng và dễ dàng.
• Kiểm soát log công việc: Kiểm tra log công việc để giúp bạn quản lý tốt hơn, sắp xếp lại công việc và phát hiện các lỗi có thể xảy ra trong lập lịch.
• Tạo biểu đồ trực quan: Sử dụng Excel để tạo ra các biểu đồ trực quan để hiểu rõ hơn về con số và hỗ trợ trong việc quản lý dữ liệu cũng như thống kê.
• Tối ưu lại mô hình sheet: Tối ưu hoá mô hình bảng và vị trí các ô để tăng cường hiệu suất. Khi bạn thấy được tầm quan trọng của một mô hình bảng tốt hơn, bạn sẽ biết được bạn nên sử dụng nó để thực hiện công việc nào và làm thế nào.
• Tối ưu hóa sự trải nghiệm người dùng: Sử dụng các giao diện người dùng và cách thức sử dụng để cung cấp cho người dùng trải nghiệm tốt hơn bằng cách giải quyết các vấn đề cơ bản và đưa ra các giải pháp tiện lợi.
• Tối ưu hoá máy tính của bạn: Sử dụng các chế độ tối ưu hoá máy tính (như chế độ giảm âm thanh, giảm độ sáng, cấu hình độ phân giải xuống thấp) để tăng hiệu năng vận hành Excel.

2. Những công cụ bổ trợ cần thiết khi sử dụng Excel

Kho lưu trữ tổng hợp

Excel cung cấp cho chúng ta nhiều công cụ hữu ích giúp tối ưu hóa các hoạt động trong việc sử dụng bảng tính. Kho lưu trữ tổng hợp là một trong những công cụ dịch vụ bổ trợ quen thuộc và cần thiết nhất. Nó cung cấp cho bạn một môi trường lưu trữ dữ liệu riêng biệt và được sử dụng để tìm kiếm, di chuyển và dễ dàng cập nhật dữ liệu liên quan đến các công việc của bạn.

Công cụ hỗ trợ khảo sát

Một công cụ hỗ trợ khảo sát khác cần thiết để sử dụng Excel là mô-đun khảo sát. Công cụ này cho phép bạn truy vấn và thêm các câu hỏi và phần trả lời vào bảng tính để có thể tạo ra các bảng dữ liệu cung cấp các thông tin về tiến độ công việc của bạn. Các công cụ này cũng sẽ cho phép bạn tự động tính toán và hỗ trợ phân tích dữ liệu, cộng thêm hiệu quả vào việc sử dụng Excel.

3. Tùy chỉnh và kiểm soát mức độ sử dụng Excel

Có rất nhiều cách để bạn điều chỉnh cấu hình Excel của mình / công ty để phù hợp với nhu cầu của bạn. Một ví dụ là, bộ cài đặt Microsoft Office của bạn có thể được cấu hình để mở các tệp Excel theo cách thuận tiện nhất. Dưới đây là ba bước để tùy chỉnh cài đặt Microsoft Office:

• Mở ứng dụng Microsoft Office, và sau đó chọn cài đặt bí mật.
• Tìm kiếm tuỳ chỉnh với các từ khóa như ‘mở file Excel’, ‘cài đặt mức truy cập’ hoặc ‘xem sổ thay đổi.’
• Điều chỉnh mức độ truy cập và điều khiển cho phép hoặc chặn truy cập đến Excel cho bạn hay đội ngũ dịch vụ máy chủ của bạn khi yêu cầu.

Khi thiết lập cấu hình Excel của bạn, bạn cũng có thể thêm các máy ảo hóa mức sử dụng hiệu quả hơn. Ví dụ, bạn có thể cài đặt a ​​cài đặt mức truy cập trên từng bảng tính của bạn. Bộ cài đặt này sẽ ak là bạn có thể điều chỉnh những phân cấp quyền truy cập để chỉ cho người dùng sau đây:

• Quyền đọc và ghi: cho phép người sử dụng đọc và ghi bảng tính.
• Chỉ chỉnh đổi và tùy chỉnh chỉ đọc: cho phép người sử dụng chỉnh sửa và tùy chỉnh các bảng tính, nhưng sẽ không được phép xóa hay thêm các bản ghi.
• Chỉ đọc duy nhất: cho phép người sử dụng xem các bảng tính nhưng không có quyền chỉnh sửa.

Kiểm soát cấu hình và các máy ảo hóa mức sử dụng Excel có thể giúp bạn ngăn chặn sử dụng bảng tính bị sai và tạo ra một môi trường làm việc hợp lý, an toàn.

4. Các xu hướng kỹ thuật mới trong sử dụng Excel

Kỹ thuật sử dụng Excel đang trong quá trình thay đổi. Các nhà phát triển của Microsoft ngày càng nâng cao tính năng và tính diễn dụng của nó. Do đó, các công cụ mới đang xuất hiện và ứng dụng phổ biến hơn. Sau đây là một số xu hướng mới trong sử dụng các bảng tính Excel:

• Khối Excel: Giúp cho người dùng có thể xử lý dữ liệu dễ dàng hơn với các khối chuyên biệt để duyệt dữ liệu, như cột dữ liệu siêu dữ liệu cố định và bố trí các hệ thống lệnh.
• Một cột mở rộng: Một cột mở rộng là công cụ được tích hợp trong Excel để giúp người dùng giữ những hàng hoặc cột dữ liệu được giữ tĩnh (không thay đổi áp dụng khi thay đổi giá trị trong hàng hoặc cột lân cận hơn), tức là các hàng được gắn vào một cột hoặc sử dụng như một cột phụ.
• Tự động hoàn thành: Tính năng tự động hoàn thành là phổ biến với nhiều phiên bản thanh toán của Excel. Nó giúp người dùng tự động hoàn thành từng giá trị mà bạn nhập trước đó. Nó cũng giúp ích cho việc xác thực việc nhập dữ liệu vào lưới bảng tính.

Cũng có một số tính năng cơ bản khác như sử dụng mẫu, biểu đồ, bảng phân tích và công cụ vẽ ánh xạ trong Excel. Đây là một vài xu hướng hiện đại đang được sử dụng để tạo ra những bảng tính tuyệt vời và hiệu quả.

Q&A

Q1: Tại sao nên sử dụng Excel để hoàn thành các công việc hàng ngày?
A1: Sử dụng Excel là cách tốt nhất để cung cấp công thức, đồ họa và các mô hình phức tạp cho các công việc lập bảng. Nó cũng là cách hữu hiệu để kiểm soát và phân tích dữ liệu, cũng như quản lý công việc hiệu quả hơn.

Q2: Làm sao để tối ưu hóa cách sử dụng Excel?
A2: Tối ưu hóa cách sử dụng Excel bao gồm việc lưu trữ dữ liệu thông minh và sử dụng các công thức và lệnh để giảm thời gian thực hiện công việc. Bạn cũng nên tìm hiểu về các tính năng mở rộng dành cho Excel, chẳng hạn như các mô hình và lệnh macro để tối ưu hóa các tác vụ nặng nề.

Q3: Các bước cơ bản nên làm để sử dụng Excel đầy hiệu quả?
A3: Để sử dụng Excel đầy hiệu quả, có thể thực hiện những bước sau: (1) cập nhật phiên bản mới nhất của Excel; (2) tạo bảng dữ liệu thông minh; (3) lựa chọn các tính năng mở rộng để tối ưu hóa; và (4) sử dụng trung tâm biểu để theo dõi dữ liệu hiệu quả.

Insights and Conclusions

Excel là một công cụ không thể thiếu trong các môi trường doanh nghiệp, giúp cho các quản lý và các nhà lãnh đạo cập nhật thông tin về các dự án cũng như lên kế hoạch thời gian và tài nguyên hợp lý. Chúng ta đã tìm hiểu các cách sử dụng Excel để tối ưu hiệu quả, vì vậy hãy bắt đầu thực hành ngay những gì chúng ta đã học được, và sử dụng Excel như người có nhiều kinh nghiệm dùng nó. Việc làm này sẽ giúp cho công việc của bạn trở nên đơn giản hơn, một cách thực hiện hợp lí và hiệu quả nhất.